Голосовой ввод и 152-ФЗ в юрфирме: чек-лист перед выбором сервиса

Перед тем как пускать сервис диктовки в работу с документами клиентов, задайте поставщику письменно 6 вопросов: страна сервера, что хранится, срок хранения, обучение моделей, доступ, договор на обработку персональных данных. «Данные защищены» ответом не считается. Поток (potok.now) отвечает по каждому пункту ниже.

Почему это вопрос закона, а не только доверия

152-ФЗ требует, чтобы персональные данные граждан РФ обрабатывались и хранились на серверах в России (ч. 5 ст. 18). Для юрфирмы к этому добавляется адвокатская или клиентская тайна — содержимое диктовки часто прямо касается конкретного человека и его дела. Формальное нарушение закона и репутационный риск здесь идут вместе, поэтому вопрос о хранении данных — не формальность для галочки, а часть должной осмотрительности при выборе инструмента.

Чек-лист из шести вопросов поставщику

1. В какой стране физически находится сервер, на который уходит звук? Не «данные защищены», а название страны.
2. Что именно хранится — только аудио, только текст расшифровки или оба? И сохраняется ли что-то ещё вместе с текстом (например, IP-адрес обращения).
3. Какой срок хранения? Конкретное число, а не «необходимое время» без цифры.
4. Используются ли ваши записи для обучения моделей поставщика? Это отдельный вопрос от хранения ради самой услуги, и на него должен быть отдельный ответ.
5. Кто имеет доступ к данным на стороне поставщика? Хотя бы приблизительно — сотрудники, подрядчики, автоматические системы.
6. Есть ли отдельный договор на обработку персональных данных (договор-поручение)? Для корпоративного клиента это часто обязательное требование службы безопасности.

Как читать ответы поставщика

Хороший ответ называет конкретный факт: страну, число дней, раздел документа. Плохой ответ — общая фраза уровня «мы соблюдаем законодательство» без деталей: под неё подходит что угодно, и юридически она ничего не фиксирует. Если поставщик не может ответить письменно, это тоже ответ — просто отрицательный.

Как отвечает на эти вопросы Поток

Коротко, по каждому пункту чек-листа, со ссылкой на действующую политику обработки персональных данных (potok.now/privacy):

• Страна сервера: Россия (разд. 8, основание — ч. 5 ст. 18 152-ФЗ).
• Что хранится: и аудиозапись, и расшифровка — на серверах Оператора; вместе с расшифровкой в служебном журнале учёта фиксируется IP-адрес обращения (разд. 5). Локальная копия аудио на устройстве Пользователя удаляется через 14 дней.
• Срок хранения: расшифровки хранятся до удаления учётной записи или отзыва согласия (разд. 6). Технические журналы соединения хранятся «в течение срока, необходимого для обеспечения безопасности и выполнения требований законодательства»; конкретного числа дней политика не называет.
• Обучение моделей: отдельная цель обработки, требует отдельного согласия, можно отозвать (разд. 4, 6).
• Доступ к данным: у Оператора и уполномоченных им лиц, третьим лицам данные не передаются, кроме поставщика хостинга и платёжного провайдера, в объёме, необходимом для работы сервиса (разд. 7).
• Отдельный договор на обработку ПДн: вне тарифа «Бизнес» (по запросу) — не предлагается. Это стоит знать заранее, если для вашей фирмы такой договор обязателен.

Сертификации или официальной аттестации по 152-ФЗ/ФСТЭК у Потока нет — заявлен режим 152-ФЗ и хранение данных в РФ, подтверждённое публичным документом, но это не формальная аттестация, и мы не выдаём одно за другое.

Обходной путь, если ответы не устраивают

Если ни один поставщик не проходит по формальным требованиям вашей фирмы — рабочий компромисс: диктовать обезличенно: фабула дела, правовая позиция, черновик документа прекрасно формулируются без имён, а идентифицирующие детали (ФИО, номер дела, реквизиты) дописать руками уже в готовый текст. Это снижает риск, но не заменяет прямой ответ поставщика на чек-лист выше.

Поток — облачный сервис, распознавание на серверах в России; без интернета не работает.

Частые вопросы

Встроенная диктовка и «Поток»

Первоисточники: support.microsoft.com · support.apple.com